Job Description
PT Sinaran Harindo Pratama sedang mencari seorang Project Assistant yang berbahasa Mandarin untuk memperkuat tim administratif dan dukungan perkantoran di Surabaya. Dalam posisi ini, Anda akan menjadi hubungan penting antara tim proyek, klien, dan vendor, memastikan bahwa semua administrasi proyek berjalan lancar dan sesuai dengan standar perusahaan. Ini adalah peluang luar biasa bagi profesional yang detail-oriented, memiliki kemampuan komunikasi baik dalam Bahasa Mandarin dan Indonesia, serta tertarik berkembang dalam lingkungan proyek dinamis.
Anda akan terlibat dalam berbagai tugas mulai dari penyusunan dokumentasi, pengelolaan jadwal, hingga koordinasi logistik. Posisi ini membutuhkan kemampuan multitasking, pemahaman dasar tentang manajemen proyek, serta kemampuan beradaptasi cepat terhadap perubahan prioritas. Jika Anda memiliki passion untuk mendukung keberhasilan proyek dan ingin berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan yang serius dan inovatif, lamaran Anda sangat kami harapkan.
Responsibilities
- Mendukung Project Manager dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan proyek.
- Menyiapkan dan memaintain dokumentasi proyek, termasuk laporan, presentasi, dan kontrak.
- Koordinasi dengan tim internal, vendor, dan klien yang berbicara Mandarin untuk memastikan komunikasi jelas dan tepat waktu.
- Mengelola jadwal pertemuan, mengatur logistics meeting, dan mencatat pertemuan (minutes of meeting).
- Memantau anggaran proyek dan membantu dalam pengeluaran serta pembuatan nota keuangan.
- Melakukan riset pasar dan pengumpulan data yang diperlukan untuk kebutuhan proyek.
- Memastikan semua administrasi proyek terkini dan sesuai dengan prosedur operasional perusahaan.
- Menyediakan dukungan administratif umum seperti pengarsipan, pengelolaan email, dan preparation dokumen resmi.
Qualifications
- Pendidikan minimal D3/S1 dalam bidang Administrasi, Manajemen Proyek, atau terkait.
- Mahir berkomunikasi dalam Bahasa Mandarin (lisan dan tulis) serta Bahasa Indonesia.
- Pengalaman minimal 1-2 tahun sebagai administrative assistant, project coordinator, atau peran serupa.
- Kuasai aplikasi perkantoran (MS Office, Google Workspace) dan familiarity dengan software manajemen proyek (misal: MS Project, Trello, Asana).
- Kehadiran tinggi, detail-oriented, dan mampu bekerja baik secara independen maupun dalam tim.
- Kemampuan manajemen waktu dan prioritaskan tugas dalam situasi deadline yang ketat.
- Keterampilan interpersonal yang baik dan kemampuan bernegosiasi dasar.
- Keahlian dalam administrasi dokumen, archiving, dan pemahaman dasar tentang tata cara administrasi perusahaan.